Jakie procesy biznesowe warto automatyzować jako pierwsze?

Automatyzacja procesów biznesowych nie oznacza, że trzeba od razu przebudowywać całą firmę. Najlepiej zacząć od prostych, powtarzalnych procesów, które codziennie zabierają czas, powodują błędy albo wpływają na szybkość pracy zespołu.

Dobry pierwszy proces do automatyzacji powinien być jasny, regularny i mierzalny. Jeśli zespół potrafi opisać go krok po kroku, można zacząć analizować go pod kątem automatyzacji.

Od czego nie warto zaczynać

Częstym błędem jest zaczynanie od najtrudniejszego procesu w firmie. Na przykład od razu automatyzować całą operacyjną część biznesu, finanse, złożony CRM albo wszystkie wewnętrzne workflow.

Lepiej zacząć od małego procesu, który szybko da wartość. Może to być automatyzacja zapytań ze strony, powiadomień, CRM follow-up, raportów albo przenoszenia danych między narzędziami.

Automatyzacja powinna rozwiązywać konkretny problem, a nie tylko dodawać kolejne narzędzie.

Jak rozpoznać proces dobry do automatyzacji

Proces dobrze nadaje się do automatyzacji, jeśli:

• często się powtarza;
• zajmuje dużo czasu;
• działa według jasnych zasad;
• powoduje ręczne błędy;
• wpływa na sprzedaż lub doświadczenie klienta;
• wymaga szybkiej reakcji;
• jest związany z danymi, zapytaniami, dokumentami lub statusami.

Jeśli proces jest chaotyczny, często się zmienia i nie ma jasnej logiki, najpierw warto go opisać i ustabilizować.

Zapytania ze strony

Jednym z najlepszych procesów na start są zapytania ze strony internetowej.

Kiedy klient wypełnia formularz, dane nie powinny ginąć w emailu ani zostawać tylko w CMS. Można je automatycznie przekazać do CRM, Google Sheets, Telegrama, Slacka albo emaila.

Automatyzacja zapytania może:

• tworzyć nowego leada w CRM;
• wysyłać powiadomienie do managera;
• zapisywać zgłoszenie w arkuszu;
• tworzyć zadanie follow-up;
• zapisywać stronę, z której przyszło zapytanie;
• przekazywać zdarzenie do analityki.

To pomaga szybciej odpowiadać klientom i nie tracić potencjalnych sprzedaży.

CRM i follow-up

Jeśli firma pracuje z leadami, automatyzacja CRM często daje szybki efekt.

Można automatyzować tworzenie leadów, przypomnienia dla handlowców, zmianę statusów, follow-up po rozmowie lub zapytaniu, powiadomienia o nowych szansach sprzedażowych i podstawowe raporty sprzedażowe.

Na przykład po wysłaniu formularza system może automatycznie utworzyć kontakt, dodać zadanie dla managera i przypomnieć o follow-upie po jednym dniu.

To zmniejsza ryzyko, że manager zapomni odpowiedzieć klientowi albo zgubi zgłoszenie.

Powiadomienia dla zespołu

Wiele procesów nie działa dobrze nie dlatego, że system jest zły, ale dlatego, że zespół zbyt późno dowiaduje się o ważnym zdarzeniu.

Automatyczne powiadomienia można ustawić dla takich sytuacji:

• nowe zapytanie;
• nowy klient;
• zadanie po terminie;
• zmiana statusu transakcji;
• nowa płatność;
• dokument oczekuje na akceptację;
• raport jest gotowy do sprawdzenia.

Powiadomienia mogą trafiać do Telegrama, Slacka, emaila albo CRM. To prosta automatyzacja, która często szybko poprawia reakcję zespołu.

Dokumenty, formularze i arkusze

Jeśli zespół regularnie przenosi dane z formularzy, PDF-ów, emaili albo arkuszy, jest to dobry kandydat do automatyzacji.

Można automatyzować:

• zbieranie danych z formularzy;
• przenoszenie informacji do CRM;
• tworzenie dokumentów z szablonów;
• sortowanie zgłoszeń;
• sprawdzanie wymaganych pól;
• aktualizację arkuszy;
• przygotowanie danych do raportów.

To szczególnie przydatne dla firm, które codziennie obsługują wiele podobnych zgłoszeń, ankiet lub dokumentów.

Regularne raporty

Raporty często są przygotowywane ręcznie: ktoś zbiera dane z CRM, reklam, strony, arkuszy albo systemów finansowych.

Jeśli raport powtarza się codziennie, co tydzień albo co miesiąc, warto go automatyzować.

Można automatycznie zbierać:

• liczbę nowych zapytań;
• źródła leadów;
• statusy transakcji;
• sprzedaż;
• koszty reklam;
• podsumowania finansowe;
• wskaźniki operacyjne.

Automatyczne raporty pomagają managerom szybciej widzieć sytuację i podejmować decyzje na podstawie danych.

Akceptacje i wewnętrzne workflow

W firmach często są procesy wymagające akceptacji: faktury, zgłoszenia, dokumenty, budżety, zadania albo publikacje.

Jeśli akceptacje odbywają się przez chaotyczne wiadomości, część zadań może się gubić.

Automatyzacja może:

• tworzyć zgłoszenie do akceptacji;
• przypisywać odpowiedzialną osobę;
• wysyłać przypomnienia;
• zmieniać status po akceptacji;
• zapisywać historię działań;
• informować zespół o wyniku.

To sprawia, że proces jest bardziej przejrzysty i łatwiej zobaczyć, gdzie się zatrzymał.

Integracja narzędzi

Często firma ma już potrzebne narzędzia, ale nie są one ze sobą połączone.

Na przykład używa strony internetowej, CRM, Google Sheets, emaila, Telegrama, systemu płatności i analityki. Jeśli nie ma integracji, zespół ręcznie przenosi dane.

Integracje pozwalają połączyć te narzędzia w jeden proces, aby dane przepływały automatycznie.

Jaki proces automatyzować jako pierwszy

Do pierwszej automatyzacji najlepiej wybrać proces, który:

• często się powtarza;
• łatwo go opisać;
• ma jasny rezultat;
• nie wymaga dużej przebudowy firmy;
• oszczędza czas albo zmniejsza liczbę błędów;
• wpływa na zapytania, sprzedaż lub doświadczenie klienta.

Najczęściej dobrym startem są zapytania ze strony, CRM follow-up, powiadomienia, dokumenty albo regularne raporty.

Kiedy automatyzację lepiej odłożyć

Automatyzację lepiej odłożyć, jeśli proces nie jest jeszcze jasny, ciągle się zmienia albo zespół nie potrafi opisać jego kroków.

Nie warto automatyzować chaosu. Najpierw trzeba zrozumieć logikę procesu, usunąć zbędne kroki, określić odpowiedzialne osoby i dopiero potem przenosić proces do systemu.

Podsumowanie

Jako pierwsze warto automatyzować procesy, które się powtarzają, zabierają dużo czasu, tworzą błędy albo wpływają na szybkość pracy z klientami.

Najlepsi kandydaci na start to zapytania ze strony, CRM, follow-up, powiadomienia, dokumenty, arkusze, akceptacje i regularne raporty.

Najważniejsze jest to, aby nie zaczynać od najtrudniejszego procesu, ale od tego, który szybko da firmie widoczną wartość.